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Dokumenten-Management-System

(DMS). Damit lassen sich Dokumente in elektronischer Form archivieren und anhand von Suchkriterien wiederfinden. Herkömmliche Schriftstücke, die bereits auf Papier vorliegen (z.B. Eingangspost), werden in elektronische Dokumente umgewandelt (digitalisiert Digitalisierung), verschlagwortet (klassifiziert) und in das zentrale Archivsystem eingefügt. Zur Speicherung der Dokumente werden meist optische Speichermedien eingesetzt. Die Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen liegen insbesondere in der wirtschaftlichen Archivierung und dem schnellen Zugriff. Sie werden meistens in Unternehmen oder Behörden eingesetzt, wo täglich sehr viele Dokumente oft unterschiedlicher Art eingehen und/oder entstehen, die zunächst abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt (zur Fortsetzung der Vorgangsbearbeitung) wieder aufgegriffen werden müssen.

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