Tagesplanung

Vorbereitung zur Verwirklichung von Zielen und Strukturierung von Zeit. Der Tag ist die kleinste überschaubare Einheit aus der Sicht des Zeitmanagement. Wichtigstes Planungsprinzip ist die Schriftform: Arbeitsentlastung des Gedächtnisses, Visualisierung, Konzentration auf die Tagesziele, Selbstmotivation, Erfolgskontrolle, Dokumentation. Ein realistischer Tagesplan sollte nur enthalten, was auch wirklich erledigt werden kann (ca. 50-60% der verplanbaren Zeit, vgl. Abb.). Die ALPEN-Methode umfasst als wichtigste Schritte: · Aufgaben und Termine zusammenstellen; · Länge der Tätigkeiten schätzen; · Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren; · Entscheidungen über Prioritäten, Kürzen, Verschieben oder Delegieren treffen; · Nachkontrolle, Unerledigtes übertragen. Da für tägliche Zeitpläne herkömmliche Terminkalender nicht ausreichen und eine "Zettelwirtschaft" schnell den Überblick verlieren lässt, empfiehlt es sich, mit dem Hilfsmittel Zeitplanbuch zu arbeiten. In einem Tagesplan laufen alle Aufgaben, Termine und Vorhaben eines Tages in folgenden Rubriken zusammen: (1)Spalte "Termine" mit einer Leiste für die geplante Dauer einer Besprechung oder Aufgabe (schneller Überblick über die freie "disponible" Zeit); (2)Spalte "Kontakt" für Korrespondenz, Telefonate oder erwartete Rückrufe ("OK"-Leiste zum Erkennen unerledigter Dinge); (3) Spalte "Aufgaben" mit Prioritäten für alle anderen Vorhaben des Tages; (4) Spalte "Statistik" für Notizen über Tagesumsätze, Verkaufsstatistik, Ausgaben oder Zeitaufwand für bestimmte Projekte; (5) Spalte "Privat" für private Erledigungen und Verabredungen. Grundregel derZeitplanung Arbeitszeit ca. 20% ca. 20% unerwartete spontane Aktivitäten Aktivitäten (Reservefür (Führungstätig- Pufferzeiten keiten, kreative und nicht plan- Zeiten, soziale (verplanbare bare Aktivitä- und kommuni- ___ Zeit) ten, Stör- kative Aktivi- grössen, Zeit- täten) fresser) Literatur: Schömbs, W/Hans, K., Rationelle Arbeitstechniken für Chefs, 4. Aufl., Köln 1980. Sei-wert, L. J., Mehr Zeit für das Wesentliche, 12. Aufl., Landsberg a. Lech 1991.

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