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Zuständigkeit

Zuständigkeit entsteht durch die Zuordnung von fest umrissenen Aufgabenfeldern zu bestimmten Personen oder Funktionsbe­reichen. Sie deckt sich deshalb mit dem zugewie­senen Aufgabenfeld und hat grundsätzlich dauer­haften Charakter. Werden einmalige Sonderauf­gaben außerhalb festgelegter Zuständigkeiten vergeben, entstehen befristete Sonderzuständig­keiten. Die ursprünglichen Zuständigkeiten wer­den damit nicht aufgehoben, sondern höchstens vorübergehend ausgesetzt. Zuständigkeit bein­haltet die Pflicht, im Zuständigkeitsbereich in er­forderlicher Weise tätig zu werden, sobald be­stimmte Voraussetzungen oder Anlässe gege­ben sind. Diese Voraussetzungen können in zwei Formen auftreten:
(1) Bei bestimmten Arten von Aufgaben wird das Tätigwerden durch Anstöße von außen aus­gelöst, die in Form von Aufträgen, Anfragen, Mit­teilungen oder sonstigen Ereignissen auftreten, die sich unmittelbar bemerkbar machen (fremde Initiative). Ohne solche Anstöße braucht bei die­sen Aufgabenarten nicht gehandelt zu werden.
(2) Bei anderen Aufgabenarten entfallen solche Anstöße von außen. Hier muss der Zuständige aus eigener Initiative tätig werden, wenn seine Aufgabenstellung oder Zielsetzung das gebietet, oder sobald Situationsänderungen, Zustände oder Vorgänge auftreten oder zu erwarten sind, die das Tätigwerden gemäss seiner Aufgabenstel­lung verlangen. Der Zuständige hat in diesen Fällen die Pflicht, aus eigenem Antrieb zu prüfen, ob und wann seine Aufgabenstellung oder Ziel­setzung sein Tätigwerden erfordern. D.h. er hat das betreffende Situationsfeld ständig selbst dar­aufhin zu beobachten, ob sich Veränderungen, Ereignisse oder Vorgänge zeigen oder zu erwar­ten sind, aufgrund derer er tätig werden muss.
Demgemäss hat er zu handeln, zu entscheiden oder entscheiden zu lassen. Diese Situation ist namentlich für die Vorgesetzten aller hierarchi­schen Ebenen gegeben. Sie haben immer die Aufgabe, ihr gesamtes Aufgabenfeld sowie die Menschen, Dinge, Zustände und Geschehnisse in dem ihnen nachgeordneten Bereich ständig kritisch zu beobachten, um in eigener Initiative das Geschehen zu steuern, mögliche Verbesse­rungen vorzunehmen, für künftige Entwicklungen und Anforderungen vorzusorgen oder bei Fehl­entwicklungen einzugreifen.
Zuständigkeit kann durchführenden, federführen­den, mitwirkenden oder übergeordneten Charak­ter haben. Wenn die Mitwirkung nebengeordne­ter oder übergeordneter Stellen erforderlich ist, so in der Regel deshalb, weil deren Mitzuständig­keit (übergeordnete Zuständigkeit) gegeben ist. Nach einem Vorschlag von Heinrich Fromm las­sen sich Zuständigkeiten nach Objektarten als Systemzuständigkeit, Komponentenzuständig­keit, Betriebszuständigkeit, Fachzuständigkeit, Bereichszuständigkeit u.a. unterscheiden.
Ebenfalls nach Fromm empfiehlt es sich, die Be­griffspaare Alleinzuständigkeit und Mitzuständig­keit sowie unmittelbare und mittelbare Zuständig­keit zu unterscheiden.
Alleinzuständigkeit liegt dann vor, wenn je­mand im Rahmen seines Aufgabenfeldes be­stimmte Handlungen oder Entscheidungen allein und selbständig vorzunehmen hat, ohne dass ei­ne zuständige Einflußnahme oder Mitwirkung an­derer Personen erforderlich ist oder stattfindet.
Mitzuständigkeit ist dann gegeben, wenn eine Einflußnahme, Mitentscheidung oder sonstige Mitwirkung von seiten anderer Personen oder Bereiche aufgrund deren Zuständigkeit geboten ist. Beide Partner sind mitzuständig.
Unmittelbare Zuständigkeit besteht für Perso­nen oder Bereiche bei Aufgaben, die sie selbst wahrzunehmen haben, unabhängig davon, ob andere Personen oder Stellen mitzuwirken ha­ben oder nicht. Ist solche Mitwirkung vorgese­hen, dann sind die Personen oder Bereiche, die diese Mitwirkung in Anspruch nehmen, für diese Aufgaben unmittelbar mitzuständig.
Mittelbare Zuständigkeit besteht für Personen oder Bereiche bei Aufgaben, die sie nicht selbst oder nicht allein wahrnehmen, sondern bei de­nen sie die Pflicht und die Möglichkeit haben, auf
die Arbeit anderer Mitzuständiger, in der Regel unmittelbar Mitzuständiger, einzuwirken. Das kann für Vorgesetzte gegenüber Mitarbeitern oder für mitwirkende nebengeordnete Bereiche gelten.
Aus diesen Begriffspaaren ergeben sich drei Zu­ständigkeitsarten:
(1) Alleinzuständigkeit (= unmittelbare Allein­zuständigkeit)
(2) unmittelbare Mitzuständigkeit
(3) mittelbare Zuständigkeit (= mittelbare Mit­zuständigkeit)
Darüber hinaus bezeichnet der Begriff der über­geordneten Zuständigkeit die auf übergeordneter Ebene zusammengefaßte mittelbare Zuständig­keit eines Vorgesetzten für die Aufgaben und das Geschehen in den ihm nachgeordneten Berei­chen. Die übergeordnete Zuständigkeit besteht aus den Vorgesetztenfunktionen und erstreckt sich auf die Summe der Aufgabenfelder aller nachgeordneten Bereiche. Darüber hinaus können einem Vorgesetzten in gewissem Um­fang zusätzlich persönliche Sachaufgaben zuge­wiesen werden, die seine übergeordnete Zustän­digkeit nicht zu berühren brauchen.

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