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Beleg

(in der Buchführung). Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Man unterscheidet natürliche und künstliche Belege. Natürliche Belege entstehen durch den Geschäftsablauf. Es kann sich dabei um interne Belege handeln (z.Beleg Lohn-/ Gehaltslisten, Akkordzettel, Privatentnahmebelege, Materialentnahmebelege) oder um externe Belege (z.Beleg Eingangs/Ausgangsrechnungen, Banküberweisungen, Versicherungsbeiträge). Künstliche Belege (Eigenbelege) werden für buchhalterische Konsequenzen aus mündlichen Anweisungen erstellt, die anderweitig nicht dokumentiert sind. Mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle können durch Sammelbelege abgedeckt werden. Man unterscheidet weiterhin a) Fremdbelege, die von außen in das Unternehmen kommen (z.Beleg Eingangsrechnungen, Quittungen, Gutschriftenanzeigen von Lieferanten, Begleitbriefe für erhaltene Schecks und Wechsel, sonstige Geschäftsbriefe mit Buchhaltungsrelevanz, Bankbelege, Postbelege); b) Eigenbelege, die vom Unternehmen selbst ausgestellt werden (z.Beleg Kopien von Ausgangsrechnungen, Quittungskopien, Gutschriftenanzeige an Kunden, Kopien von Begleitbriefen zu abgegebenen Schecks und Wechseln, Kopien von sonstigen Geschäftsbriefen mit Buchhaltungsrelevanz, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Privatentnahmebelege, Storno- und Umbuchungsbelege); c) Ersatzbelege, die vom Unternehmen ausgestellt werden, wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist.

Belege sind schriftliche Aufzeichnungen, die Zustände oder Veränderungen der Vermögensverhältnisse eines Unternehmens oder Unternehmers aufzeigen. Der Beleg stellt in der Buchhaltung das Bindeglied zwischen einemGeschäftsvorfall und der Buchhaltung dar. Die Grund sätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen, daß für jede Buchung ein Beleg Belegbuchhaltung erstellt bzw. vorhanden sein muß. Belege sind ein Wichtige s Beweis und Kontrollmittel für die Richtigkeit der Aufzeichnungen. Aus diesem Grund sind Belege sorgfältig aufzubewahren und entsprechend aufzubereiten, so daß die Daten der Buchhaltung nachvollzogen werden können. Die Ausgestaltung der Belege richtet sich dabei weitgehend nach dem Aufbau und dem Umfang der Buchhaltung. Bestandteile eines Belegs sind im allgemeinen Buchungsgegenstand, Buchungsbetrag, Datum, Buchungsvermerk. Eine Einteilung der Belege kann nach natürlichen Belegen vorgenommen werden, die anläßlich eines Geschäftsvorfalles entstehen und zwar einerseits aus dem Leistungsverkehr mit Unternehmensfremden (z. Beleg Lieferantenrechnungen); andererseits aus innerbetrieblichen Vorgängen (z. Beleg Eigenfertigung; Rohstoff abgaben); nach »künstlichen« Belegen vorgenommen werden; diese werden eigens für die Zwecke der Buchhaltung angefertigt; bzw. müssen angefertigt werden, da diese Geschäftsvorfälle z. T. nur auf mündlichen Anweisungen beruhen (z. Beleg Eröffnungs und Abschlußbuchungen; Dauerbelege bei EDVgestützten Buchhaltungssystemen). Belege liegen zumeist in schriftlicher Form vor, können nach der Verarbeitung auch abgelichtet werden. Belege können aber auch als Datensätze auf Datenträgern übergeben werden. Belege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 44 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO).

In der Bankbuchhaltung Bezeichnung für sämtliche schriftlichen Unterlagen u.a. Aufzeichnungen, die den vorgenommenen Buchungen zu Grunde liegen. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg (Belegprinzip). Zu unterscheiden sind originäre und derivative Belege. Die genau bezeichneten, numerierten und sortierten Belege werden in der Belegregistratur aufbewahrt. Belege müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Dies kann auch in Form ihrer Erhaltung auf Bildträgern - z. Beleg Mikrofilmen - elektronischen o.a. Datenträgern erfolgen. Die Belege stellen in der Belegbuchhaltung das Substitut der Grundbücher dar. Im Zuge des Vordringens der elektronischen Abwicklung bei Banken hat das Belegwesen, soweit auf Papier beruhend, weitgehend an Bedeutung verloren.

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