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Automatisierte Einkaufsabwicklung

AutomatisierteEinkaufsabwicklung Ein Teilziel der Beschaffungspolitik (Be­schaffungsmarketing) liegt in der Entlastung der Beschaffungsinstanzen von Routineauf­gaben. Ein wichtiger Schritt dazu ist die EDV-unterstützte Abwicklung von reinen Wiederholungskäufen („straigbt rebuy“). Um Brüche an den Schnittstellen zu anderen Funktionsbereichen (z.B. Wareneingang, Qualitätsprüfung, Finanzbuchhaltung) ver­meiden zu können und den Einkäufern den Zugriff auf die beschaffungsrelevanten In­formationen zu sichern, ist die Ausgestaltung eines integrierten EDV-Systems erforder­lich. Folgende Teilaufgaben der Beschaffung eignen sich für automatisierte Prozeßabläufe (s. a. Angebotssysteme, computergestütz­te): 1) Mengendisposition: Im Rahmen der de­terministischen Bedarfsermittlung werden die Verbrauchsdaten der Vergangenheit ex­trapoliert. Bestellmengen und -termme wer­den ggf. mit Hilfe von Optimierungsrech­nungen ermittelt. 2) Anfragen bei potentiellen Lieferanten: Dafür können bereits im Unternehmen für andere Zwecke vorgehaltene Daten genutzt werden. Dies sind bspw. die Artikeldaten aus der Artikelstammdatei, die Adreßdaten aus der Lieferantenstammdatei und die anzufra­genden Lieferanten aus einer unternehmens­externen „Wer-liefert-Was?“-Datei. Zur Übermittlung der Anfragen können EDV- gestützte Kommunikationstechnologien (z. B. Telefax, DFÜ) genutzt werden. 3) Angebotsvergleicn und Lieferantenwahl: Die eingegangenen Angebote müssen auf ih­re Leistungsfähigkeit überprüft und mitein­ander verglichen werden. Dieser Vergleich kann mit Hilfe eines Standardschemas erfol­gen und EDV-gestützt durchgeführt wer­den. Entsprechend vorgegebener Präferen­zen kann das System einen Bestellvorschlag generieren und damit die Lieferantenauswahl vorbereiten. Üblicherweise werden diese EDV-gestützten Bestellvorschläge noch von einem Entscheidungsträger authorisiert. 4) Bestellabwicklung: EDV-gestützt kann nach erfolgter Bestellung die Terminüber­wachung und die mit der Anlieferung ver­bundenen Dokumentationen erfolgen. Dazu zählen v. a. die Qualitätskontrolle im Waren- eingang und die Lagerbestandsführung. Nach dem Abgleich mit der Bestellung er­folgt die Rechnungsprüfung und die Auslö­sung der Rechnungsbearbeitung in der Fi­nanzbuchhaltung.     5)   6)

Literatur:  Mertens, P., Industrielle Datenverar­beitung 1 - Administrations- und Dispositions­systeme, 7. Aufl., Wiesbaden 1988. Scheer, A.-W., Wirtschaftsinformatik: Informationssysteme im Industriebetrieb, 2. Aufl., Berlin 1988.

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