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Dokumenten- und Workflowmanagementsysteme

Eine im Vergleich zu   Groupware-Systemen stärker strukturierte Form der koordinierten Zusammen­arbeit stellen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Workflowmanagementsysteme (WMS) dar, deren Grenzen immer mehr verwischen. Die DMS haben sich primär zum Ziel gesetzt, Dokumente und Vorgänge so zu archivieren, dass sie auf jeden Fall bei Bedarf wieder verwendet und gefunden werden können. Hierzu werden die Daten in der Regel medienneutral verwaltet und mit einer besonderen Ret­rievalstruktur (Suchstruktur) versehen. Doch sowohl DMS als auch WMS integrieren nicht nur verteilte Projektteams bei der Bearbeitung von Dokumenten, sondern sind auch in der Lage, Workflow­Komponenten abzubilden. So kann nicht nur definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriffsrechte auf die Dokumente haben, sondern auch, welcher Mitarbeiter welche Freigabe- und Änderungsrechte an einem Dokument besitzt und welche Bearbeitungsstellen ein Dokument im Bearbeitungsprozess durch­laufen muss bzw. welche Aktionen bei oder nach der Bearbeitung eines Vorgangs angestossen werden. Solche Systeme eignen sich vor allen Dingen für standardisierbare Vorgänge, bei denen auch in der Zukunft wenige Abweichungen und Änderungen zu erwarten sind. Nur so lassen sich die Investitionen für die Einführung und die Technik solcher Systeme amortisieren. Die Vorteile der workflowunterstützenden Systeme liegen auf der Hand: Die Durchlaufzeiten für die definierten Vorgänge werden optimiert. Die Vorgangsbearbeitung wird zu einem hohen Grad automati­siert. Die Vorgänge werden transparent und jederzeit nachvollziehbar (wichtig vor allen Dingen auch für den Auftragsstatusbericht und die Auftragstransparenz gegenüber den Kunden). Das Verfahren bzw. der Vorgang wird durch zwangsläufige Schritte abgesichert, z.B. notwendige Genehmigungen, Freigaben, Kontrollen. Siehe auch   Digitales Marketing und   Workflow-Managemen, jeweils mit Literturangaben.

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