Dokumenten- und Workflowmanagementsysteme

Eine im Vergleich zu Groupware-Systemen stärker strukturierte Form der koordinierten Zusammenarbeit stellen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Workflowmanagementsysteme (WMS) dar, deren Grenzen immer mehr verwischen. Die DMS haben sich primär zum Ziel gesetzt, Dokumente und Vorgänge so zu archivieren, dass sie auf jeden Fall bei Bedarf wieder verwendet und gefunden werden können. Hierzu werden die Daten in der Regel medienneutral verwaltet und mit einer besonderen Retrievalstruktur (Suchstruktur) versehen. Doch sowohl DMS als auch WMS integrieren nicht nur verteilte Projektteams bei der Bearbeitung von Dokumenten, sondern sind auch in der Lage, WorkflowKomponenten abzubilden. So kann nicht nur definiert werden, welche Mitarbeiter Zugriffsrechte auf die Dokumente haben, sondern auch, welcher Mitarbeiter welche Freigabe- und Änderungsrechte an einem Dokument besitzt und welche Bearbeitungsstellen ein Dokument im Bearbeitungsprozess durchlaufen muss bzw. welche Aktionen bei oder nach der Bearbeitung eines Vorgangs angestossen werden. Solche Systeme eignen sich vor allen Dingen für standardisierbare Vorgänge, bei denen auch in der Zukunft wenige Abweichungen und Änderungen zu erwarten sind. Nur so lassen sich die Investitionen für die Einführung und die Technik solcher Systeme amortisieren. Die Vorteile der workflowunterstützenden Systeme liegen auf der Hand: Die Durchlaufzeiten für die definierten Vorgänge werden optimiert. Die Vorgangsbearbeitung wird zu einem hohen Grad automatisiert. Die Vorgänge werden transparent und jederzeit nachvollziehbar (wichtig vor allen Dingen auch für den Auftragsstatusbericht und die Auftragstransparenz gegenüber den Kunden). Das Verfahren bzw. der Vorgang wird durch zwangsläufige Schritte abgesichert, z.B. notwendige Genehmigungen, Freigaben, Kontrollen. Siehe auch Digitales Marketing und Workflow-Managemen, jeweils mit Literturangaben.

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