Buchführungsorganisation

Aufgabe der gesetzlich geforderten Buchfüh­rung ist die lückenlose,
sachliche und chrono­logisch geordnete Erfassung aller Geschäfts­vorfälle.
Diese werden durch Buchungsbelege dokumentiert, deren Vorliegen die Vorausset­zung
für die Vornahme einer ordnungsmäßi­gen Bucheintragung bildet (Belegzwang). Als
Buchungsgrundlage werden sowohl externe Belege, die auf Transaktionen mit
Dritten be­ruhen (z.B. Rechnungen, Quittungen etc.), als auch
interne, die bei Nichtvorliegen eines Ur- belegs den Buchungsvorgang
wiederzugeben haben und vom jeweils Verantwortlichen selbst abzuzeichnen sind
(z. B. Lohn- und Ge­haltslisten, Materialentnahmescheine), heran­gezogen. Wegen
ihrer Wichtigkeit für die Nachprüfbarkeit der Buchführung sind Be­lege,
buchungssystematisch geordnet, minde­stens sechs Jahre lang aufzubewahren.

Die chronologische bzw. zeitliche Erfas­sung der Geschäftsvorfälle
(Grundaufzeich­nungen) erfolgt aufgrund der Buchungsbelege in den Grundbüchern, die deshalb auch unter den Bezeichnungen
Journal (Tagebuch), Me­morial (Gedächtnisbuch) oder Primanota (Buch der ersten
Eintragung) zusammenge­faßt werden. Die Zahl der Grundbücher rich­tet sich nach
den technischen und organisato­rischen Gegebenheiten des jeweiligen Betrie­bes.
In Betracht kommen vor allem Kassenbü­cher, Wareneingangs- und Warenausgangsbü-
cher sowie Bank- und Postscheckbücher. Die geforderte tägliche Erfassung der Kassenbe­wegungen macht das Kassenbuch in vielen Fällen
zum wichtigsten Grundbuch. Die an­sonsten geforderte zeitnahe Erfassung der Ge­schäftsvorfälle
in den Grundbüchern setzt keine tägliche, sondern bei Sicherstellung des
zeitlichen Zusammenhangs zwischen Ge­schäftsvorfall und seiner buchmäßigen
Erfas­sung nur eine durch Rationalisierungserwä­gungen begründete
periodenmäßige Aufzeich­nung voraus.

Die sachliche oder systematische Ordnung der Buchungen übernimmt das Hauptbuch, das die im Kontenplan des Betriebes verzeich-
neten Sachkonten enthält. Der Abschluß der Sachkonten des Hauptbuches führt zur
Bilanz und Erfolgsrechnung. Kennzeichnend für jede Form des Hauptbuches ist
stets die sachliche Zusammenfassung des Buchungsstoffes nach dem
Buchungsinhalt. Die Übertragung der Geschäftsvorfälle von den Grundbüchern ins
Hauptbuch erfolgt meist unter Zusammenfas­sung gleichartiger Buchungen und in
gewissen Zeitabständen (längstens ein Monat). Neben der Tiefe der
Grundbuchuntergliederung un­terscheiden sich die verschiedenen konventio­nellen
Buchführungsformen im wesentli­chen nach der Art und Weise der Grundbuch­übertragung
ins Hauptbuch (Übertragungs­buchführung, Durchschreibebuchführung).

Die Nebenbücher sind Hilfsbücher, die der weiteren
Aufgliederung und Ergänzung der Sachkonten dienen; sie werden zumeist außer­halb
des Kontensystems, in eigenen Neben­buchhaltungen, geführt. Ihre Aufgabe
besteht vornehmlich in der Erfassung spezifischer Ein­zeltatbestände, um
schließlich als Sammelbe­leg für die systematische Verbuchung auf den Hauptbuchkonten
zu dienen. Hierzu gehören vor allem die Kontokorrentbuchhaltung, die Lohn- und
Anlagenbuchhaltung und das Füh­ren von Wechsel- und Wertpapierbüchern. Aber auch die zur Bestandsüberwachung und
Bestandskontrolle (Lagerbuchhaltung) vorzu­nehmenden Mengenaufzeichnungen sowie
die Bereitstellung von Unterlagen für die Kosten­rechnung sind Gegenstand von
Nebenbuch­haltungen. Das wichtigste und gesetzlich ge­forderte Nebenbuch ist
das Geschäftsfreunde­oder Köntokorrentbuch. Es übernimmt die Aufzeichnung des
gesamten, nach einzelnen Kunden und Lieferanten geordneten Kredit­verkehrs.
Während die Sachkonten im Haupt­buch den
Stand der gesamten Warenforderun­gen (Debitorensachkonto) und Warenverbind­lichkeiten
(Kreditorensachkonto) zum Aus­weis bringen, kommt den Personenkonten die
Aufgabe zu, den Stand des individuellen Kre­ditverhältnisses aufzuzeichnen.

Die Personenkonten differenzieren damit die Kontensaldensummen
der beiden Sach­konten nach den einzelnen Geschäftspart­nern: Jede Eingangs-
und Ausgangsrechnung ist folglich ebenso wie jede Zahlung zusätzlich zur
Verbuchung auf dem Sachkonto auch auf dem jeweiligen individuellen Debitoren-
oder Kreditorenkonto durch Einmalbuchung, also ohne Gegenbuchung, zu erfassen.
Die Kon­tenabstimmung erfolgt periodisch durch Zu­sammenstellung der
Personenkontensalden in einer Saldenliste, wobei die Saldenlisten- summe mit
dem Saldo des betreffenden Sach­kontos übereinstimmen muß.

Das Kontokorrent kann auch in der Form der
Offene-Posten-Buchhaltung oder als kon­tenlose Buchhaltung geführt werden: Es
weist dann jeweils nur die Differenz zwischen Um­satz und Zahlung, also die
noch offenen Po­sten (unbezahlte Rechnungen) aus, oder aber es wird überhaupt
auf das Konto verzichtet und das Kontokorrent als geordnete Ablage der
unbezahlten Rechnungen der einzelnen Geschäftspartner geführt.      

Literatur: Eisele, W, Technik des
betrieblichen Rechnungswesens, 5. Aufl., München 1993. Falter­baum,
H./Beckmann, H., Buchführung und Bilanz, 13. Aufl., Achim 1989. Bechtel, W, Einführung in die
moderne Finanzbuchführung, 3. Aufl., Mün­chen, Wien 1989.

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