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Grundsätze ordnungsmässiger Datenverarbeitung

(GoDV) speziell für die -EDV-Buchführung entwickelte, die allgemeinen Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung ergänzende Ordnungsmässigkeitsgrundsätze. Die GoDV sind nur in wenigen Gesetzesvorschriften kodifiziert (§§238 Abs. 2, 239 Abs. 4, 257 Abs. 3, 261 HGB, §§ 140-147 AO, Abschn. 29 EStR); überdies sind ständig revidierte Erlasse der Finanzverwaltung und berufsständische Empfehlungen zu beachten. Gemäss den GoDV ist eine EDV-Buchführung nur dann ordnungsgemäss, wenn das System den allgemeinen Grundsätzen der Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Prüfbarkeit und Sicherheit genügt. Die Verantwortung trägt dabei stets der Buchführungspflichtige, auch wenn die Verbuchungen ausser Haus und die Buchführungsaufgaben von Dritten (Steuerberater, Rechenzentrum) durchgeführt werden. Um die Ordnungsmässigkeit der EDV-Buchführung überprüfbar zu machen, ist eine EDV-Verfahrensdokumentation anzufertigen, die so beschaffen sein muss, dass ein sachverständiger Dritter selbständig und ohne spezifische EDV-Kenntnisse eine Ordnungsmässigkeitsprüfung in angemessener Zeit durchführen kann. Da eine EDV-Buchführung ihre Beweisfunktion ohne diese Verfahrensdokumentation einbüsst, gilt für sie ebenso wie für Handelsbücher, Inventare und Bilanzen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (§257 Abs. 4 i.Vm. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Auch eine computergestützte Buchführung bleibt an die Belegpflicht gebunden, wobei der Begriff des Belegs allerdings weiter zu fassen ist. Neben traditionellen Belegen sind auch nicht direkt lesbare Belege (z. B. bei direkt auf Datenträgern hergestellten und empfangenen Belegen) oder Dauerbelege in Verbindung mit den Anwendungsprogrammen (z.B. standardisierte Abschreibungsverbuchungen), aber auch Sammelnachweise mit gesicherten Rückgriffsmöglichkeiten auf die Einzelbelege (z.B. Fakturierung von Ausgangsrechnungen) oder Aufzeichnungen auf Bildträgern (z. B. Mikrofilm) als Nachweis anzuerkennen. Die auf Datenträgern gespeicherten Belege müssen jedoch jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§§239 Abs. 4, 257 Abs. 3 Nr. 2 HGB; § 146 Abs. 5 AO). Bei einem Wechsel des EDV-Systems oder des Datenträgers hat der Buchführungspflichtige dafür Sorge zu tragen, dass die Verarbeitungsund Darstellungsfähigkeit der gespeicherten Daten nicht beeinträchtigt wird. Für sämtliche derartige Belege gilt die Aufbewahrungsfrist für empfangene oder abgesandte Handelsbriefe von sechs Jahren (§257 Abs. 4 i.Vm. §257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Ob die Buchführungsaufgaben durch die EDV-Anlage vollständig und richtig durchgeführt werden (Funktionssicherheit), ist durch geeignete organisatorische Massnahmen, z.B. durch Stichproben, zu prüfen. Dabei steht das Erkennen von Systemfehlern im Vordergrund. Um solche zu unterbinden, sind der Eingabebereich laufend, der Verarbeitungsbereich in kürzeren Intervallen und der Ausgabebereich in längeren periodischen Zeitfolgen zu kontrollieren. Zum Nachweis der Ordnungsmässigkeit des EDV-Systems unterliegen diese Massnahmen einer Dokumentationspflicht. Die Beweiskraft der Buchführung ist nicht zuletzt davon abhängig, wie stark das EDV- System gegen äussere Einflüsse, wie z.B. Manipulationen, Fehler bei der Übertragung gespeicherter Daten oder Zerstörung durch Feuer oder Wasser, gesichert wird. Der Buchführungspflichtige hat geeignete Vorkehrungen zum Datenschutz und zur Datensicherung zu treffen.                 Literatur: Schuppenhauer, R., Grundsätze für eine ordnungsmässige Datenverarbeitung, 3. Aufl., Düsseldorf 1989.

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