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Internal Control

soll das Einhalten der vorgeschriebenen Führungspolitik gewährleisten. Im Gegensatz hierzu steht das External control. Dieses umfaßt die Abschlußprüfung, die Aufsichtsorgane außerhalb des Unternehmens, die weitere Öffentlichkeit usw. Das Internal control besteht aus drei Teilbereichen (Peemöller):

1. Internal accounting control: Kontrolle und Steuerung der ordnungsmäßigen und systematischen Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Dokumentation der Abrechnungsdaten in Rechnungssystemen. Die Richtigkeit und auch die Zuverlässigkeit der Rechnungssysteme soll durch geplante Kontrolle sichergestellt werden. (Plausibilitätskontrollen, Kontroll- und Abstimmkonten, geeignete Beleggestaltung, numerierte Belegsätze usw.). Dazu zählen auch ein Kontenplan und Kontierungsrichtlinien.

2. Internal administrative control: Kontrollen, welche die Einhaltung der Unternehmenspolitik gewährleisten. Hierzu zählen ein zweckmäßiger Organisationsplan, Ausbildungsprogramme, geeignete Abweichungsmeldesysteme, Systeme z.B. des Management by exception und Management by objectives.

3. Internal check: Im Unternehmen soll dafür gesorgt werden, daß vollziehende, verwaltende und abrechnende Funktionen streng getrennt werden und auf verschiedene Aufgabenträger verteilt werden. Eine Person gilt als neutral gegenüber ihrer Aufgabe, wenn sie sich nicht direkt auf Grund ihrer Tätigkeit Vermögensvorteile verschaffen kann. Es muß also Funktionen geben, die gewährleisten, daß sich einzelne Mitarbeiter nicht unrechtmäßig auf Kosten der Unternehmung bereichern. Insgesamt soll das Internal control so gestaltet sein, daß es sich an die Konzeption des jeweiligen Führungsstils anpaßt. Ein autoritärer Führungsstil verlangt eine lückenlose Kontrolle der Ausführungstätigkeit, die durch ein geschlossenes Internal-ControlSystem gewährleistet sein kann. Bei einem kooperativen Führungsstil würde statt dessen eine zu straffe Kontollführung zu einer Verschlechterung der Leistungsmotivation führen. Hier muß eben die Ausgestaltung des Internal-Control-Systems angemessen erfolgen.

Der angelsächsische Begriff Internal Control umfaßt alle Methoden und Maßnahmen, die dazu dienen, das Vermögen einer Unternehmung zu sichern, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Uraufschreibungen und Abrechnungsdaten zu garantieren und die Einhaltung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik zu gewährleisten. Das American Institute of Certified Public Accountants hat durch das Committee on Auditing Procedure im Statement on Auditing Procedure No. 33, New York 1963, S. 3, den Begriff Internal Control definiert: »Internal Control comprises the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business to safe guard its assets, check the accuracy, and reliability of the accounting data, promote operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies. « Aus dieser Definition lassen sich vier Aufgaben und Ziele des Internal Control ableiten: 1 • s»cherung und Schutz der vorhandenen Vermögenswerte vor Verlusten aller Art, Gewinnung genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen, Förderung bzw. Erhöhung des betrieblichen Wirkungsgrades durch Auswertung der gewonnenen Aufzeichnungen, Unterstützung der von der Unternehmensleitung vorgeschriebenen Geschäftspolitik. Die amerikanische Praxis hebt drei Bestandteile des Internal Control hervor:
1. Internal Check (häufig als Interne Kontrolle im engeren Sinne be zeichnet): der Bestandteil »to safeguard its assets« bedeutet die in eine Organisation integrierte automatische, vorbeugende, möglichst lückenlose und laufende Überwachung bzw. zwangsläufige Abstimmung von Vorgängen zur Sicherung der vorhandenen Vermögenswerte. Das Grund prinzip des Internal Check ist die Funktionstrennung: die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen soll so geregelt sein, daß stets mehrere Personen eingeschaltet sind, die ihre Arbeiten gegenseitig überwachen. Internal Accounting Control: der Bestandteil »check the accuracy and reliability of the accounting data« betont die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der Daten des Rechnungswesens. Gegenstand des Internal Accounting Control sind vorwiegend das betriebliche Rechnungswesen und darin eingeschlossen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Internal Administrative Control: der Bestandteil »promote operational efficiency and encourage adherence to prescribe managerial policies« will die Überwachung des betrieblichen Wirkungsgrades einschließlich der Einhaltung und Effizienzsteigerung der Geschäftspolitik hervorheben.

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