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Kommunikationsbeschreibung

Für die Defini­tion des Organisationsplans eines Unterneh­mens sind folgende Voraussetzungen notwen­dig:
· Die Stellenbeschreibung beschreibt die ver­richtungsbezogenen Aufgaben, z.B. die sachli­che Festlegung der Aufgaben, die organisatori­sche Eingliederung der Stelle, die Festlegung der Berichtswege, Hilfsmittel für die Aufgabener­ledigung, personelle Anforderungen (Qualifikatio­nen), Zielsetzungen des Stelleninhabers.
· Die Instanzenbeschreibung umfaßt Ziele und Aufgaben der Instanz, - Kompetenzen bezüglich der Verfügbarkeit über Mittel, Anwei­sungsrechte und Dispositionsgewalt (z.B. Bud­getverantwortung), Kontrollbefugnisse, Bestra­fungs- und - Belohnungkompetenzen ge­genüber den Untergebenen, - Vertretungsge­walt (Zeichnungsbefugnisse), Stellenvertretungs­regelung, Kriterien der Leistungsmessung (Leistungsnachweis-Normen), Ergebnis- und Mit­telverantwortung, Anzahl und Art der untergeord­neten Stellen, Weisungs- und Berichtswege, Rechte und Pflichten bei Streitfällen.
· Die Kommunikationsbeschreibung ergibt sich formal aus den Berichtswegen, d.h. aus dem hierarchischen Aufbau der Organisation. Inhalt­lich sind festzulegen, die Berichtsempfänger, Pe­rioden/Zeitpunkte der Berichterstattung, Be­richtsinhalte, Ablage-Ordnung und Behandlung vertraulicher Unterlagen (z.B. im Hinblick auf das Datenschutzgesetz), Berichtsmittel, z.B. Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung.
Stellen-, Instanzen- und Kommunikationsbe­schreibungen regeln zugleich die Ablauforga­nisation, d.h. den Vollzug aller Aufgaben im Un­ternehmen. Die Wahl der richtigen Aufbauor­ganisation beeinflußt demnach auch die Güte und Effektivität der Ablauforganisation.

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