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Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen sind personenunabhängige, in schriftlicher Form abgefasste Zusammenfassungen aller wesentlichen Merkmale einer Stelle. Sie enthalten neben Hinweisen auf die Einordnung der Stelle in die Organisationsstruktur umfassende Angaben über die Stellenziele sowie die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Stelleninhaber.

Stellenbeschreibungen sind gleichermaßen ein Hilfsmittel der Personalorganisation (Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation; Festlegung von Funktionen und Verantwortungsbereichen) und ein Führungsinstrument (Informationsgrundlage bei der Personalbeschaffung, Orientierungshilfe bei der Einführung und Beurteilung, Ermittlung von Qualifikationslücken).

Die Stellenbeschreibung, auch Stellenbild genannt, ist die Beschreibung der Stellen im Rahmen der Organisation der Unternehmung. Die Stellenbeschreibung umfaßt drei Teilbereiche, und zwar die führungsorganisatorische Analyse, die Aufgabenanalyse und die Leistungsanalyse. Die führungsorganisatorische Analyse, welche das Instanzenbild ergibt, besteht aus der Stellenkennzeichnung, der Regelung der Stelleneinordnung und der Verbindung zu anderen Stellen. Die Aufgabenanalyse, welche das Aufgabenbild betrifft, enthält Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Stelle. Die Leistungsanalyse, welche das Leistungsbild liefert, umfaßt die Bestimmung der Leistungskriterien und die Festlegung der Leistungsstandards.

Unter einer Stellenbeschreibung versteht man die nach einheitlichem Muster und in schriftlicher Form abgefaßte, verbindliche Festlegung der Eingliederung einer Stelle in die Organisationsstruktur, ihrer Beziehungen zu anderen Stellen sowie ihrer Aufgaben, Ziele, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen (Aufbauorganisation, Stellenbildung). Hauptzweck von Stellenbeschreibung ist die Schaffung einer übersichtlichen, vollständigen und überschneidungsfreien Zuständigkeitsordnung. Vor allem die Detaillierung der Stellenbeschreibung ( und damit der Aufgabenspielraum des Stelleninhabers) kann auf den verschiedenen Hierarchieebenen erheblich variieren. Insbesondere auf höheren Hierarchieebenen mit einem großen Anteil unvorhersehbarer und unprogrammierbarer Aufgaben lassen sich häufig nur generelle Ziele festlegen. Am weitesten verbreitet sind Stellenbeschreibung deshalb auf den mittleren und unteren Hierarchieebenen.

Auch: Arbeitsplatzbeschreibung. Schriftliche, verbindliche Einordnung einer Stelle in den Organisationsaufbau einer Bank. Enthält die der Stelle unabhängig von der Person des Stelleninhabers zugeordneten Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und die Regelung der Vertretung. Zudem sind die Informa-tions-, Unterordnungs- und Anordnungsbeziehungen zu anderen Stellen aufgeführt.

Instrument der -+ Formalisierung organisatorischer Regeln und Koordinationsinstrument. Stellenbeschreibungen dienen somit zwei Zwecken: (1)   Als Organisationsmittel sollen sie formale Regeln schriftlich fixieren. In ihrer Gesamtheit drücken sie die von Organisationsschaubildern nicht erfassten Regeln aus und ergänzen die Organisation im Hinblick auf die Formalisierung der Gesamtorganisation. (2)   Als Führungsmittel sollen sie das Verhalten. der Mitarbeiter steuern. Insbesondere im Hinblick auf die Abgrenzung von Zuständigkeitsbereichen legen sie Verhaltensrichtlinien fest. Der Inhalt von Stellenbeschreibungen bezieht sich auf alle für eine spezielle Stelle relevanten und erfassbaren Gesichtspunkte. Unabhängig vom Umfang soll eine Stellenbeschreibung folgende Elemente umfassen: Stellenbezeichnung, Zielsetzung der Stelle, Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten, Stellenbezeichnung des direkt unterstellten Mitarbeiters, Stellenbezeichnung des Vertreters, Befugnisse, Tätigkeiten, die der Stelleninhaber auszuführen hat. Zusätzlich können folgende Gesichtspunkte aufgenommen werden: Rang der Stelle, fachliche Weisungsbefugnisse, Einzelaufträge oder Sonderaufgaben, technisch-organisatorische Angaben, Zusammenarbeit mit anderen (Informationspflichten), Mitarbeit in Gremien. Eine solche Stellenbeschreibung kann gleichzeitig als Hilfsmittel im Personalbereich für die Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs und der Personalbeschaffung verwendet werden. Allerdings besteht für Stellenbeschreibungen ein Zielkonflikt: Einerseits soll die Charakterisierung möglichst vollständig und ausführlich, andererseits unkompliziert, übersichtlich und den wechselnden Erfordernissen leicht anpassbar sein. Folglich müssen Stellenbeschreibungen regelmässig überprüft und modifiziert werden. Eigeninitiative und Flexibilität der Stelleninhaber dürfen beim Einsatz von Stellenbeschreibungen nicht verloren gehen.              Literatur: Höhn, R., Stellenbeschreibung — aber richtig, Bad Harzburg 1977. Knebel, H./Schneider, H., Taschenbuch der Stellenbeschreibung, Heidelberg 1976. Staehle, W H., Management, 6. Aufl., München 1991.

formalisierte verbale Beschreibung einer Stelle hinsichtlich ihrer Ziele und Aufgaben,  Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie ihrer wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen. Die Stellenbe­schreibung soll personenneutral, das heisst ohne Berücksichtigung des jeweiligen Stelleninhabers und dessen Qualifikation erstellt werden. Die Stellenbeschreibung wird oft um ein Anforderungsprofil und um Beurteilungskriterien erweitert.

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