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Formalisierung

1.    Wissenschaftstheorie: Darstellung der logischen Beziehungen zwischen den verschiedenen Sätzen innerhalb von mathematischen und erfahrungswissenschaftlichen Theorien. 2.      Organisationstheorie: schriftliche Fixierung der organisatorischen Regeln, des Informationsflusses sowie der Leistung von Personen bzw. organisatorischen Einheiten in Organisationen. Es lassen sich drei Bereiche der Formalisierung unterscheiden: •     schriftliche Fixierung organisatorischer Regeln (Strukturformalisierung), •     Formalisierung des Informationsflusses (Aktenmässigkeit), •     Leistungsdokumentation. Formalisierung darf nicht mit formaler Organisationsstruktur und formalen organisatorischen Regeln verwechselt werden (Organisationsstruktur, informale Organisation). Wenn man von formalen organisatorischen Regeln und formaler Organisationsstruktur als Gesamtheit dieser Regeln spricht, meint man damit im Gegensatz zu informalen Regeln alle offiziellen, d.h. von der Organisation autorisierten und aktiv gesetzten, sowie unpersönlichen, d.h. unabhängig vom einzelnen Individuum gültigen Regelungen innerhalb der Organisation, mit denen das Verhalten der Organisationsmitglieder auf die Erreichung der Organisationsziele ausgerichtet werden soll, gleichgültig ob sie in schriftlicher oder mündlicher Form erlassen werden. Formale Regeln können also mehr oder weniger oder überhaupt nicht "formalisiert" sein. Da es für das Verhalten der Organisationsmitglieder und die Effizienz der Organisation von Belang sein kann, ob und wie stark Organisationsstruktur, Informationsfluss und Leistung schriftlich fixiert werden, ist es sinnvoll, den Aspekt der Formalisierung hervorzuheben. Die schriftliche Fixierung von organisatorischen Regeln findet man in Organisationen etwa in Form von Organisationsschaubildern (Organigramme), Organisationshandbüchern, Verfahrensrichtlinien, Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen, Hausordnungen und Plänen. Ähnlich wie die Niederschrift von Gesetzen kann die schriftliche Fixierung organisatorischer Regeln ihren Be- kanntheits- und Verbindlichkeitsgrad erhöhen, die Kontrolle der Einhaltung und die Sanktion der Übertretung unterstützen, die Rollen- und damit Verhaltenssicherheit verbessern sowie ihre Bewahrung und Weitergabe von einer Generation von Organisationsmitgliedern an die nächste erleichtern. In den meisten Organisationen wird wenigstens ein Teil der Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse schriftlich und mit Hilfe von Akten vollzogen. Diese Aktenmässigkeit kommt in der schriftlichen Übermittlung direkter Weisungen, Mitteilungen, Vorstandsbeschlüsse und Umläufe, ferner in der Übermittlung von schriftlichen Anfragen, Aktennotizen, Memos, Protokollen, dem Gebrauch von Formularen und im Extremfall in einer ausschliesslich schriftlichen Kommunikation zwischen den Organisationsmitgliedern zum Ausdruck. Die Aktenmässigkeit von Arbeitsabläufen erleichtert die Zurechnung von Verantwortung. Dies kann die Neigung zur vorbeugenden schriftlichen Absicherung und nachträglichen Rechtfertigung in Form von Vermerken, Memoranden und Bestätigungen verstärken. Eine oft übersehene Funktion der Formalisierung des Informationsflusses ist die Speicherung und Konservierung von organisationsspezifischem Wissen. Dadurch wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und damit der Personalwechsel wesentlich erleichtert. Da die Aktenmässigkeit nur dann ihren Zweck erfüllt, wenn die Schriftstücke über einen längeren, teilweise gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (z.B. bei Belegen und Kontoauszügen) hinweg aufbewahrt werden, ist sie stets mit umfangreichen Ablagen in Aktenordnern, Karteien u.ä. verbunden (Leistungsdokumentation).   Literatur: Kieser, A./Kubicek, H., Organisation, 3. Aufl., Berlin, New York 1992.  

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