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EDV-Buchhaltung

Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher der Buchführung dürfen auf Datenträgern ausgegeben werden, diese müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 239,4 HGB). Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung müssen jedoch immer in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Die EDV-Buchhaltung enthält Stammdaten und Bewegungsdaten. Starnmdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben, z.B. Kontenplan, Kontennummern, Kontenbezeichnungen, Gliederung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, Zuordnung der Sachkonten zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Kundenkonten, Kundennummern, Kundenadressdaten, Lieferantenkonten, Lieferantennummern, Lieferantenadressdaten, Steuerschlüssel, Bankverbindungen. Bewegungsdaten ändern sich mit jedem neuen Geschäftsvorfall, z.B. Buchungsdaten, Sollkonto, Habenkonto, Belegnummer, Belegdatum, Buchungsbeleg, Buchungstext. Bei Stapelbuchungen werden die Buchungen nicht unmittelbar auf die jeweiligen Konten, sondern zunächst auf einem Zwischenspeicher vorgenommen. Dadurch ist eine zwischenzeitliche Änderung möglich. Die Übertragung erfolgt zweckmäßigerweise erst nach Ausdruck eines Erfassungsprotokolls, durch einen Verarbeitungsbefehl. Bei Dialogbuchungen werden Buchungen unmittelbar für die einzelnen Konten gebucht. Eine Rückgängigmachung ist dann nur noch durch Storno möglich. Dafür ist jederzeit der jeweilige Kontenstand erkennbar.

Hierbei werden die klassischen Buchungsarbeiten nicht mehr nacheinander auf verschiedenen maschinellen Anlagen, sondern von der Elektronischen Datenverarbeitungsanlage simultan bewältigt. Die menschliche Tätigkeit beschränkt sich, nachdem die Arbeitsanweisungen für die Anlage (Programmierung) erstellt sind, auf die Datenerfassung bzw. Erstellung eines maschinenlesbaren Belegs, der die einzelnen Geschäftsvorfälle aufnimmt. Die eigentliche Buchungsarbeit übernimmt der Rechner völlig eigenständig. Die erforderlichen Aufzeichnungen, insb. das Führen der Handelsbücher, werden vom Datenspeicher (Magnetband, Magnetplatte etc.) übernommen, von wo sie jederzeit abgerufen und bei Bedarf ausgedruckt oder über Bildschirm dargestellt werden können. Aufgrund der Schnelligkeit der Verarbeitung und der verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten wird die Entscheidungsorientierung des betrieblichen Rechnungswesens durch den Einsatz der Elektronischen Datenverarbeitung erheblich gesteigert. Erfolgt die gesamte Erfassung und Verbuchung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen, spricht man von interner EDV-Buchführung. Bei der externen EDV-Buchführung dagegen werden im Unternehmen selbst nur die Daten erfasst. Die eigentlichen Buchungsarbeiten werden von hierfür spezialisierten Organisationen (z.B. DATEV) ausserhalb durchgeführt. Grundsätzlich muss auch die EDV-Buchführung die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung erfüllen, insb. müssen die Geschäftsvorfälle lückenlos erfasst werden und unabhängig von ihrer Speicherung jederzeit kontrolliert werden können. Die bei der Buchführung mit und ohne EDV erforderlichen Arbeitsschritte sind der folgenden Gegenüberstellung zu entnehmen. Unter der Primanota ist hier ein Protokoll der Datenerfassung zu verstehen, das bei Off-line-Betrieb als Kon- trolliste zur Abgleichung mit dem Journal (Protokoll der Dateneingabe) dient.   Literatur: Eisele, W., Technik des betrieblichen Rechnungswesens, 5. Aufl., München 1993. Falterbaum, H./Beckmann, H., Buchführung und Bilanz, 13. Aufl., Achim 1989. Arbeitsgemeinschaft für die wirtschaftliche Verwaltung e. V. (Hrsg.), EDV- Buchführung in der Praxis, Berlin 1984.

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