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Messenachbereitung

Die Vertiefung der auf der Messe gewonnenen Kontakte sowie die Erfolgskontrolle für das Unternehmen selbst. Messekontakte werden häufig zu spät und auch nicht ausreichend weitergeführt. Die Messenachbereitung sollte bereits parallel zur laufenden Messe stattfinden. Bspw. mit der
- Besuchererfassung: Hierfür eignen sich spezielle Formu-
lare, auf denen zumindest die Adresse des Interessenten, sein Aufgabenbereich, seine Branche und der Gesprächsinhalt vermerkt werden sollten. Die Auswertung der selbstermittelten Daten gibt einen ersten Aufschluss über die Anzahl und Qualifikation der Standbesucher. Der AU-MA, Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V, empfiehlt eine Verarbeitung der Erfassungsbögen einmal hinsichtlich der Gesprächsinhalte wie Produkte, Anwendungsbereiche, Verfahren oder Kundenwünsche, zum anderen hinsichtlich der Gesprächsschwerpunkte (zum Beispiel technisch, kaufmännisch, Unternehmensinformationen
etc.). Mit der Auswertung der Daten ist schon der Übergang zur Erfolgskontrolle gegeben.
- Nachfassaktionen: Auch hier ist die wichtigste Voraussetzung die vorausgegangene Erfassung aller ernstzunehmenden Besucher auf dem Messestand. Eine Firma, die zwei Tage nach einer Ausstellung bereits erneuten Kontakt zu möglichen Kunden aufnimmt, wird sich mit Sicherheit gegenüber anderen hervorheben. Und diese Zuverlässigkeit wird sich dem Interessenten als erster positiver Eindruck einprägen. Auch die Notiz über den Gesprächsinhalt ist der Mühe wert, wenn man in dem darauf folgenden Brief oder Anruf direkt auf die notierten Gesprächsschwerpunkte eingehen kann. Bei den Nachfassaktionen kann unterschiedlich agiert werden, je nachdem, ob die Kunden oder Interessenten am Messestand erschienen sind oder nicht. Tatsächliche Besucher hinterlassen in der Regel konkrete Wünsche, die an Hand der Erfassungsbögen direkt angegangen werden können. Bei der Zusendung versprochener Unterlagen kann der/die zuständige Vertriebsmitarbeiter/-in unmittelbar auf die Wünsche eingehen bzw. weitere Terminabsprachen treffen. Auch bei den nicht erschienenen Interessenten empfiehlt sich eine telefonische oder schriftliche Kontaktaufnahme. Zu einer gründlichen Nachbearbeitung gehört auch die Versorgung der Presse, die mit Messeabschlussbericht, Fotos und einer Pressemappe bedacht werden will.
- Erfolgskontrolle: Diese Auswertung dient als Entscheidungsgrundlage für die weiteren Messebeteiligungen. Die Messe bietet den Vorteil der direkten Resonanz angesprochener Zielgruppen und marktanalytische Erkenntnisse. Daher sollte die Frage gestellt werden: Inwieweit wurden die gesteckten Messeziele erreicht? Kriterien sind die Ermittlung aller Teilnahmekosten, Analyse von Zahl und Qualität der Kontakte und Abschlüsse, Auswertung der Besuchererfassung, Vergleich der Besucherstruktur am Stand mit den angestrebten Zielgruppen bzw. mit früheren Messebeteiligungen.
Organisatorische Mängel fallen oft schon während der Messe auf und wurden so gut wie möglich beseitigt. Trotzdem sollten aufgetretene Mängel protokolliert und Lösungsmöglichkeiten besprochen werden. Erfolgskontrolle umfasst auch die Kosten-Nutzen-Analyse. Diese Aufgabe sollte frühestens sechs Monate nach dem Messeende begonnen werden, da dann das Messenachgeschäft berücksichtigt werden kann. Qualitätshinweise ergibt ein über mehrere Jahre hinweg laufender Vergleich zwischen der Zahl der Standbesucher, der ernsthaften Kontakte und der aus der Messe resultierenden Abschlüsse bzw. Neukundenakquisitionen. Ein weiteres Kriterium zur Bewertung der Messeaktivitäten ist der Vergleich der ernstzunehmenden Messegespräche mit den Gesamtkosten der Beteiligung.

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