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Organisationsprüfung

Sie soll als Prüfung der Organisation von Unternehmen verstanden werden. Prüfungsobjekte können die Aufbauorganisation, die Ablauforganisation, die Arbeitssysteme oder der Organisationsmitteleinsatz sein. Ihre Prüfung kann den Zweck haben, die Ordnungsmäßigkeit,
Zweckmäßigkeit,
Wirtschaftlichkeit oder die
soziale Effizienz festzustellen.
Die drei zuletzt genannten Prüfungen werden im Gegensatz zur Ordnungsmäßigkeitsprüfung als Gestaltungsprüfung verstanden. Der Prüfer muß hier von vielfach erst selbst entwickelten Maßstäben ausgehen, die er der Beurteilung zugrund e legt. Solche Organisationsprüfungen sind oft eine Vorstufe der Organisationsberatung. Die Ordnungsmäßigkeit kann durch Vergleich mit betrieblichen oder außerbetrieblichen Normen festgestellt werden. Dazu gehören gesetzliche Vorschriften ebenso wie überbetrieblich oder betrieblich festgelegte Regeln. Bei der Ordnungsmäßigkeits-prüfung einer EDV-Buchführung ist z. B. festzustellen, ob für die Phasen der maschinellen Datenverarbeitung präzise Be und Verarbeitungsregeln vorgegeben sowie hinreichende Kontrollen im Arbeitsablauf vorgesehen sind. Bei der Ermittlung der Zweckmäßigkeit bedarf es zunächst einer Analyse des organisatorischen Sachverhalts, wie er sich in den Aufgaben, Aufgabenträgern, Informationen und Sachmitteln mit ihren gegenseitigen Verknüpfungen im Organisationsge-füge niederschlägt. Hierfür bedient man sich der Beobachtungs-, Fragebogen-, Interview und Berichtsmethode, Dokumentenanalyse sowie Analogieschlußmethode und der verschiedenen Methoden der Zeitermittlung. In der Praxis werden häufig die Fragebogen und Interviewmethode miteinander kombiniert. Analyse-Maßstäbe sind Prinzipien aus der Organisationspraxis, wie sie sich z. B. aus den Grund sätzen der Funktionstrennung komplementärer Tätigkeiten, der Stellenbeschreibung, der Dokumentation u. a. m. herleiten. Die Wirtschaftlichkeitsprüfung kann von technischen Leistungszahlen ausgehen, kann aber auch die Rentabilität z. B. neuer organisatorischer Hilfsmittel ermitteln. Ebenso können Kennzahlen, die aus Zeit oder Betriebsvergleichen gewonnen werden, eine nützliche Unterlage sein. Die Prüfung der sozialen Effizienz bedient sich vor allem indirekter Prüfungsmethoden, z. B. der Feststellungen zur Führungsstruktur mit ihren Regelungen von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung in den einzelnen Führungsstufen ebenso wie der Ermittlung des Fluktuationsgrades, der Abwesenheits oder der Unfallhäufigkeit. Dabei sind die Ergebnisse verhaltensorientierter Organisationsforschung zu beachten. Die Phasen der Organisationsprüfung lassen sich gliedern nach: Ermittlung des Ist-Zustandes; Ist-Analyse (Zerlegen und Ordnen der festgestellten Tatbestände); kritische Würdigung mit Soll-Ist-Vergleich; Berichterstattung über die Organisationsprüfung. Der Prüfungsbericht ist für den Prüfer ein Tätigkeitsnachweis, zugleich aber Grundlage für die Beseitigung festgestellter organisatorischer Mängel, wenn nicht gar Voraussetzung für die Organisationsberatung mit entsprechenden Verbesserungsvorschlägen. Die Brauchbarkeit des Prüfungsberichtes wird weitgehend von der Darstellungsform bestimmt. Neben der verbalen Beschreibung gibt es die Formen der bildlichen Darstellung und mittels Symbolen. In der Praxis werden die verschiedenen Formen meist kombiniert.
Organisationsprüfungen können durch interne und externe Prüfer ausgeführt werden. Interne Prüfungsstellen können die interne Revision oder die Organisationsabteilung des Unternehmens sein. Externe Prüfer sind Wirtschaftsprüfer, Unternehmens oder Organisationsberater.

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