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Kontrollwirkung

Einfluss der Kontrolle auf die kontrollierten Prozesse, Arbeitsergebnisse und Prozesselemente, wie Korrektur-, Präventiv- und Sicherheitswirkung. Die Elimination der in den Arbeitsergebnissen festgestellten Fehler wird als Korrekturwirkung bezeichnet, d.h. es wird verhindert, dass fehlerhafte Arbeitsergebnisse weitergegeben werden; ausserdem werden die Fehler Ursachen analysiert und beseitigt, sofern systematische Fehler und damit bestimmbare Fehlerursachen vorliegen. Korrektur Wirkungen ergeben sich, wenn der Fehler erkannt und das Bearbeitungsgut berichtigt (oder ausgesondert) wird. Um entstandene Fehler möglichst frühzeitig entdecken und beseitigen zu können, sollten Kontrollen in den Arbeitsablauf eingebaut und nicht lediglich als Endkontrollen vorgesehen werden. Denn durch die Weiterbearbeitung fehlerhafter, u.U. nicht mehr reparabler Elemente kann Arbeitskapazität blockiert werden, ganz abgesehen davon, dass die Korrekturmassnahmen sehr aufwendig werden, wenn der ursprüngliche Fehler sich nach einer Verzweigung im Arbeitsablauf in zahlreichen Folgefehlern fortpflanzt. Die Präventivwirkung besteht darin, dass das Auftreten von Fehlern verhindert wird. Insbesondere Fremdkontrollen wirken präventiv durch die ihnen eigene personelle Trennung von Bearbeitung und Kontrolle. Der Bearbeiter wird bestrebt sein, sowohl bewusste Fehler, wie Unterschlagungen, als auch unbewusste Fehler zu vermeiden, wenn ihm bekannt ist, dass die Fehler aufgrund einer späteren Kontrolle aufgedeckt und ihm angelastet werden können. Die Präventivwirkung ist nur dauerhaft, wenn die Kontrollergebnisse dem Verursacher mitgeteilt werden, so dass dieser eigene Stärken und Schwächen erkennen und die Wirksamkeit der Kontrollen feststellen kann. Wesentliche organisatorische Massnahmen, durch die die präventive Wirkung der Kontrolle unterstützt werden kann, sind •   die Aufgabentrennung, durch die zu gewährleisten ist, dass ein Geschäftsvorfall, z.B. ein Güterverkauf, nicht ausschliesslich durch einen Mitarbeiter bearbeitet wird, •   die Beschäftigung vertrauenswürdiger und sachkundiger Mitarbeiter, •   die Dokumentation der geplanten Arbeitsabläufe, um den betrieblichen Abläufen die notwendige Zwangsläufigkeit zu verleihen, •   ein Beleg- und Formularwesen, durch das der Arbeitsablauf strukturiert und ein Nachvollzug der einzelnen Arbeitsablaufschritte ermöglicht werden, •   die Verwendung mechanischer und elektronischer Hilfsmittel, durch die die Mitarbeiter bei der Ausführung von Routinetätigkeiten entlastet werden. Eine Sicherheitswirkung kann sich sowohl beim Kontrollierten als auch beim Kontrolleur bzw. beim Veranlasser der Kontrolle einstellen. Der Kontrollierte erhält Kenntnis über die eigene Leistungsfähigkeit. Informationen über eine gute Aufgabenerfüllung signalisieren die Zufriedenheit des Vorgesetzten und geben dem Kontrollierten Selbstsicherheit. Beim Kontrollierten können die durch Kontrollen ausgelösten Rückkopplungen Änderungen seines künftigen Leistungsverhaltens bewirken. So führen sie nicht selten zu einer Anhebung des persönlichen Anspruchsniveaus, wodurch seine Produktivität, Initiative und Kreativität angehoben werden. Für den Kontrolleur bzw. den Veranlasser der Kontrolle besteht die Sicherheitswirkung darin, dass er Informationen über den Grad der Einhaltung der vorgeschriebenen Regeln und die Qualität der Aufgabenerfüllung, d. h. über die Wahrscheinlichkeit des Auftretens fehlerfreier Arbeitsergebnisse erlangt. Damit erhält er auch wichtige Informationen zur Prognose der künftigen Bearbeitungsqualität. Neben positiven Wirkungen gibt es auch eine dysfunktionale Wirkung von Kontrollen insofern, als der Zielerreichungsgrad reduziert wird. Die Dysfunktionalität resultiert aus der Demotivation des Kontrollierten, wenn Kontrollen nicht als Anreiz, sondern als Bedrohung und Ausdruck des Misstrauens verstanden werden. Kontrollen wirken kurzfristig dysfunktional, wenn die Kontrollierten sich durch Leistungszurückhaltung, Reservenbildung und Rückdelegation von Verantwortung auf den Vorgesetzten an den Sollobjekten ausrichten. Dies geschieht, wenn die Aufgabenträger die gestellten Anforderungen nicht erfüllen können. Es entstehen Stress, Ängstlichkeit und Unsicherheit, was die Fehlerhäufigkeit erhöht. Langfristige dysfunktionale Wirkungen liegen vor, wenn die Planvorgaben (Sollobjekte) verringert werden, weil die Fehlerhäufigkeit anwuchs. Die Leistung wird dadurch reduziert. Neben der demotivierenden Wirkung von Kontrollen auf die Kontrollierten kann eine Leistungsreduktion auch durch ungeeignete Kontrollkriterien (Kontrollziele) verursacht werden. Rein quantitätsorientierte Outputkontrollen können zu einer Verschwendung der Ressourcen und damit zu Unwirtschaftlichkeit führen, wenn qualitative Aspekte unbeachtet bleiben. Dysfunktionale Wirkungen lassen sich durch sachliche Informationen über festgestellte Abweichungen und durch Festlegung von erreichbaren Sollwerten vermeiden. Ausserdem sollten die Kontrollierten an den Kontrollentscheidungen teilhaben. Die Kontrollkriterien sind in der Weise zu formulieren, dass keines der Partialziele der Unternehmung verletzt wird. Literatur: Baetge, /., Kybernetische Kontrollsysteme, in: Baetge, J./Meffert, H.¡Schenk, K.-E. (Hrsg.), Kybernetik und Management. Ein Round Table-Gespräch, Bd. 9 der Schriftenreihe: Wirtschaftskybernetik und Systemanalyse, Berlin 1983, S. 29 ff. Thieme, H.-R., Verhaltensbeeinflussung durch Kontrolle, Berlin 1982.

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