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Kontrollorganisation

Gesamtheit aller organisatorischen Massnahmen zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern (Kontrollwirkung, Kontrollziele). Sie verfolgen die Kontroll- ziele entweder unmittelbar oder mittelbar. (1)   Massnahmen, die unmittelbar den Kon- trollzielen dienen, nehmen auf die Aufbau- und Ablauforganisation der Unternehmung Einfluss, weil deren Gestaltungselemente (Aufgaben, Funktionen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) als Grundlage für die Kontrollorganisation herangezogen werden (vgl. den oberen Teil der Abb.). Aufgaben sind auf das Unternehmensziel gerichtete Handlungsziele, die durch Einzelarbeiten erfüllt werden sollen, wie das Verkaufen, Produzieren, Belegerstellen, Kontieren und Buchen. Funktionen nennt man die Teilaufgaben ,Planen,,Bearbeiten* (Ausführen), Kontrollieren und Korrigieren. Kompetenz ist das Recht, Verantwortung die Pflicht, eine Aufgabe zielsetzungsgerecht zu erfüllen. Verantwortung umfasst auch die Haftbarkeit für Fehler. Der untere Teil der Abbildung zeigt die Kontrollmassnahmen. Die Pfeile bedeuten, dass Aufgaben, Funktionen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten jeweils gebildet, gegliedert, getrennt, zusammengefasst und/oder gebündelt werden können, dass also alle Kombinationen möglich sind. (a) Massnahmen der formalen Strukturierung: •   Bildung: Bei der Aufgabenbildung werden Aufgaben nach den Kriterien Objekt und Verrichtung ausgewiesen (z.B. Büromaterial beschaffen, PKW produzieren, Ausgangsrechnungen buchen). Dabei kann eine Aufgabe auch mehrfach formuliert werden, sofern sie mehrmals erfüllt werden soll, um die Ergebnisse anschliessend abstimmen zu können (Aufgabenvervielfachung). Funktionsbildung heisst jede Aufgabe in ihre Funktionen zerlegen (z.B. Buchung ausführen, Buchung kontrollieren, Buchung korrigieren). Da sich Aufgabe, Kompetenz und Verantwortlichkeit entsprechen sollen, werden mit den Aufgaben gleichzeitig auch Kompetenzen und Verantwortlichkeiten gebildet. Bei der Kompetenzbildung werden Kompetenzbereiche, bei der Verantwortungsbildung Verantwortungsbereiche geschaffen (z.B. Bereich: PKW-Produktion, Bereich: Büromaterial-Beschaffung). •   Gliederung: Aufgabengliederung bedeutet eine Aufgabe in Teilaufgaben zerlegen (z.B. für die Aufgabe ,Ausgangsrechnungen buchen1: Rechnungen kontieren, Beträge in Konten eintragen). Funktionsgliederung ist die Zerlegung dieser Teilaufgaben in ihre Funktionen (z.B. Kontierung ausführen, Kontierung kontrollieren, Kontierung korrigieren). Bei der Kompetenz- bzw. Verantwortungsgliederung werden die gebildeten Bereiche den Teilaufgaben entsprechend in Teilbereiche zerlegt. (b) Massnahmen der Zuweisung an Mitarbeiter: •   Trennung: Aufgabentrennung (Funktionstrennung) bedeutet, dass die Teile einer gegliederten Aufgabe (Funktionen einer Aufgabe) verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden. Kompetenz- bzw. Verantwortungstrennung heisst die Bereiche verschiedenen Mitarbeitern zuordnen. •   Zusammenfassung: Bei der Aufgaben- (Funktions-)Zusammenfassung wird eine Gruppe von Aufgaben (Funktionen) einem Mitarbeiter zugewiesen, der sie vollständig erfüllen soll. Kompetenz- bzw. Verantwortungszusammenfassung bedeutet, dass eine Gruppe von Bereichen einem Mitarbeiter zugewiesen wird. •   Bündelung: Wird eine Aufgabe (Funktion) nicht einem Mitarbeiter, sondern zwei oder mehreren Mitarbeitern gemeinsam zur Erfüllung zugewiesen, spricht man von Aufgabenbündelung (Funktionsbündelung). Kompetenz- bzw. Verantwortungsbündelung heisst einen Kompetenz- bzw. Verantwortungsbereich mehreren Mitarbeitern gemeinsam zuweisen. Besondere Kontrollwirkungen haben die Aufgabentrennung, die Funktionstrennung und die Kompetenzbündelung. (2)   Massnahmen, die mittelbar die Kontroll- ziele verfolgen, unterstützen die ,unmittelbaren* Massnahmen in ihrer Wirkung. Es handelt sich dabei z.B. um schriftliche Aufzeichnungen der Aufbau- und Ablauforganisation (Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen, Ar- beitsablaufdiagramme und Organigramme), um die Anpassung an aufbau- und ablauforganisatorische Massnahmen (etwa Datensicherung, Zugangsbeschränkungen, Belegorganisation mit Nummernsystem) und um die Motivierung der Mitarbeiter.   Literatur: Baetge, Überwachung, in: Vahlens Kompendium der Betriebswirtschaftslehre, Bd. 2, 2. Aufl., München 1990, S. 165 ff. Baetge, Kon- trollmanagement, in: Funktionale Managementlehre, Berlin, New York 1988, S. 383 ff. Hill, W/ Fehlbaum, R./Ulrich, P., Organisationslehre, Bd. 1, 4.  Aufl., Bern, Stuttgart 1989.  

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