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Internes Kontrollsystem (IKS)

Unter einem IKS versteht man nicht nur die Gesamtheit aller Maßnahmen, die in einem Unternehmen dazu dienen, die Genauigkeit des Rechnungswesens zu gewährleisten, sondern auch diejenigen Maßnahmen, die zum Schutz des betrieblichen Vermögens ergriffen werden und 3. die Durchführung der unterneh merischen Entscheidungen sichern. Dieses von der Unternehmensleitung aufzubauende Kontrollsystem dient somit neben der Sicherstellung der Richtigkeit der Finanzbuchführung und der Kostenrechnung auch der Fertigungs und der Qualitätskon trolle. Zur Aufgabe des IKS zählt es insbesondere, Fehler zu verhindern, die sich durch Bequemlichkeit oder Vergeßlichkeit ergeben können, so wie bewußt herbeigeführte Vermögensminderungen (z. B. Veruntreuungen) zu vereiteln. Voraussetzung für ein gut funktionierendes IKS bildet eine deutlich abgrenzende Aufbauorganisation und eine durchdachte Organisation des Ablaufes aller Güter und Geldbewegungen (Ablauforganisation). Je größer das Unternehmen, desto gewichtiger werden diese Voraussetzungen, da mit zunehmender Unternehmensgröße die Übersichtlichkeit des betrieblichen Geschehens abnimmt. Die Grund prinzipien eines jeden IKS bilden das Prinzip der Funktionstrennung, das sowohl auf der Ebene der Abteilungen als auch für den einzelnen Mitarbeiter gilt, und das Prinzip der Automatik der Kontrollen. Zur Beachtung dieser Prinzipien bedarf das IKS der Ausstattung mit einem bestimmten Instrumentarium; insbesondere sind zu nennen: Organisationspläne, Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen, Kontenpläne und Kontierungsrichtlinien sowie Kontroll oder Schutzvorrichtungen. Mit den Grund sätzen der Internen Kontrolle ist es z. B. unvereinbar, daß ein Lohnbuchhalter gleichzeitig alleine dazu berechtigt ist, die Lohnüberweisungen vorzunehmen oder daß der Lagerverwalter Materialien selbst bestellen und die Wareneingangskontrolle vornehmen kann. Mit zunehmendem Einsatz von EDVAnlagen gewinnen automatische Kontrollen immer stärkere Bedeutung gegenüber den bisherigen konventionellen Methoden. Die sichtbaren Kontrollen (z. B. lfd. Belegnumerierung, Gegenzeichnungen) werden dabei von maschineninternen Kontrollen (= Hardware Kontrollen) oder von sogenannten »programmierten« Kontrollen (Software Kontrollen) abgelöst. Beispiele hierfür bilden die Mischsummen und die Nullkontrollen sowie bestimmte Arten von Plausibilitätskontrollen. Da der Geschäftsablauf einer Unternehmung einem stetigen Wandel unterhegt, muß die Wirksamkeit des IKS regelmäßig überprüft werden. Diese Systemprüfungen werden hauptsächlich von der Internen Revision mit Hilfe hierzu speziell entwickelter Fragebögen durchgeführt. Sofern das Unternehmen der Pflichtprüfung durch einen Abschlußprüfer unterhegt Aktiengesellschaft (AG) oder sich freiwillig einer Abschlußprüfung unterzieht, wird sich der externe Prüfer ein Bild über die Funktionstüchtigkeit des IKS verschaffen und danach Art und Umfang seiner Prüfungshandlungen ausrichten. So wird bei stichprobenweiser Prüfung der Stichprobenumfang bei gut funktionierendem IKS tendenziell niedriger bemessen werden können als bei mangelhaftem IKS. Bei einem gänzlich auf EDV umgestellten Rechnungswesen erlangt die Prüfung des IKS zusammen mit einer intensiven Programmprüfung sogar Vorrang vor allen anderen Prüfungshandlungen. Wesentliche Schwächen und Unzulänglichkeiten des IKS, die bei seiner Prüfung erkannt werden, erfordern eine Ausdehnung und Vertiefung der Prüfungshandlungen. Vgl. » Internal Control.

besteht aus der Summe der zueinander in geordneter Beziehung stehenden Überwachungen ( Kontrolle), die von Mitarbeitern der Unternehmung ausgeführt werden und fest in die betrieblichen Arbeitsabläufe eingebaut sind oder bei denen der Überwacher auch Verantwortung für die überwachten Istobjekte und nicht nur für sein Überwachungsergebnis trägt ( Überwachungssystem). Häufig wird das interne Kontrollsystem primär auf das Rechnungswesen bezogen und als Gesamtheit der in betriebliche Prozesse eingebauten Überwachungen gekennzeichnet, die das Vermögen der Unternehmung sichern und die Richtigkeit und Zuverlässigkeit des Rechnungswesens garantieren sollen. Darüber hinaus soll das interne Kontrollsystem zu einem möglichst wirtschaftlichen Ablauf des gesamten Prozesses einschl. der Kontrollelemente beitragen ( Kontrollziele). Ein internes Kontrollsystem kann niemals isoliert betrachtet werden, sondern immer nur im Zusammenhang mit dem Ver- oder Bearbeitungssystem, in das es integriert ist. Es entsteht durch einen geeigneten organisatorischen Aufbau und entsprechende Arbeitsabläufe, in denen einzelne Kontrollelemente enthalten sind ( Kontrollorganisation). Die Wirksamkeit eines internen Kontrollsystems wird bestimmt durch •   die organisatorische Anordnung der einzelnen Be- oder Verarbeitungs-, Kontroll- und Korrekturschritte, •   die Zuverlässigkeit (d.h. Fehlerfreiheit), mit der diese Schritte ausgeführt werden, •   flankierende organisatorische Massnahmen und die vorhandenen personellen, sachlichen und finanziellen Rahmenbedingungen. Prüfung und Beurteilung des internen Kontrollsystems bieten dem Abschlussprüfer die Möglichkeit, Art und Umfang seiner übrigen Prüfungshandlungen in zweckmässiger Weise festzulegen. Ein wirksames internes Kontrollsystem wird regelmässig zu einer Verringerung der Einzelfallprüfungen führen. Die Systemprüfung ( Prüfungsmethoden) bezieht sich zunächst darauf, ob die im System bestehenden Regelungen, insb. auch deren Verknüpfung, so gestaltet sind, dass sie ein geeignetes System darstellen (Reliance-Test). Dem schliesst sich die Prüfung an, ob das System und seine einzelnen Elemente im Prüfungszeitraum auch wirklich wirksam waren (Com- pliance-Test).          Literatur: Leffson, 17., Wirtschaftsprüfung, 2. Aufl., Wiesbaden 1980. Wanik, O., Internes Kontrollsy- stem, Prüfung, in: HWRev, Stuttgart 1983, Sp. 642 ff. Wittmann, A., Systemprüfung und ergebnisorientierte Prüfung, Berlin 1981.

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